Nyheder
SERVICEYDELSER
ICS udfører alle de typer opgaver, der er forbundet med en professionel kongresarrangør-virksomhed. Vi er derfor i stand til at overtage alt det praktiske arbejde i forbindelse med planlægning og afvikling af møder, konferencer, kongresser og events.
Ønskes der kun hjælp til en del af et arrangement, løser ICS også enkeltopgaver, f.eks. hotelreservation og registrering af deltagere, eller udstilling og sponsoraftaler.
Ikke to møder eller konferencer er ens, og ikke to værters behov er identiske. Derfor udarbejder ICS en særskilt aftale, der nøje specificerer ansvars- og opgavefordeling og dermed omfanget af de ydelser og løsninger, der ønskes, i hvert enkelt tilfælde. Dette sikrer et åbent samarbejde og et vellykket partnerskab.
Samtidig udarbejder vi for hvert arrangement en aktivitetsplan med de vigtigste milepæle, og vi rådgiver om markedsføring og PR og bidrager med kreativt input til udformningen af logo og design.
De enkelte elementer i vores serviceydelser kan beskrives således:
Forudsætningen for et vellykket arrangement er en minutiøs planlægning, der tager højde for enhver situation.
• Program
Partnerskabet mellem kongres- eller mødeværten og ICS sikrer den rigtige balance mellem den videnskabelige/faglige og den sociale/praktiske del i programmet.
ICS har udviklet avancerede og brugervenlige online registreringssystemer, der integreres i kongressens eller konferencens hjemmeside.
I forbindelse med registrering kan den enkelte deltager vælge og booke hotel. ICS har på forhånd sikret de mest fordelagtige priser.
En væsentlig finansieringskilde for mange kongresser og konferencer er sponsorering. ICS hjælper til med at identificere sponsorer og forhandle med dem.
Flere og flere kongresser, især i den videnskabelige kategori, ledsages af en udstilling. ICS udarbejder stand planer og manualer for udstillerne.
ICS etablerer et sekretariat for hver enkelt af de større kongresser og begivenheder. Herfra styres alle aftaler og funktioner. Sekretariatet kan også være af mere permanent karakter for f.eks. foreninger.
Under selve arrangementet er vi til stede for at sikre, at alt det praktiske fungerer, lige fra den aftalte stoleopstilling til det tekniske udstyr.
• Sociale og kulturelle events
De sociale og kulturelle dele af et kongres- eller konferenceprogram kan være lige så vigtige for deltagerne som de faglige sessioner i mødelokalerne. Det er her, de møder hinanden og holder netværket i gang. ICS har en særlig afdeling for sociale arrangementer: ICS Events.
Særlig opmærksomhed retter vi mod alt, der har med deltagernes velbefindende at gøre, ikke mindst i forbindelse med serveringerne undervejs, hvor sund og energigivende mad og drikke er i fokus, gerne økologisk.
Planlægning
En af de primære forudsætninger for en vellykket konference er god planlægning. Men forud herfor er det vigtigt at formulere en klar målsætning. Dette element er så indlysende, at mange helt glemmer at definere, hvilket udbytte man ønsker at opnå ved at holde mødet, kongressen eller eventen. ICS sørger altid for, at formålet er klarlagt, så det kan danne grundlag for stort set alle følgende beslutninger i planlægningsprocessen.
Alle arrangementets enkeltelementer inkluderes i ICS' overordnede aktivitetsplan, og deadlines fastlægges. Samtidig udnævnes en projektleder, der - afhængig af projektets omfang - suppleres med flere personer, som tilsammen udgør et projektteam. Her placeres ansvaret for den detaljerede planlægning og for gennemførelsen af arrangementet.
Program
Det videnskabelige eller faglige program er kongressens eller konferencens kerne, og det skal derfor opbygges omhyggeligt i et partnerskab mellem værten og ICS - hvor hans/hendes ekspertviden går op i en højere enhed med vores erfaring i at sammensætte videnskabelige og faglige programmer.
ICS stiller sit videnskabelige sekretariat til rådighed for indsamling af abstracts, indlæg og f.eks. poster-præsentationer. Vi er specialiseret i håndtering af store videnskabelige programmer og råder over IT-systemer, der kan håndtere hele processen online, herunder f.eks. al modtagelse af abstracts, vurdering, bedømmelse og udvælgelse. ICS håndterer naturligvis også E-posters og E-videos.
Registrering
ICS' internetregistrering gør det muligt at foretage al kommunikation med deltageren online. Systemet genererer alle tænkelige lister til brug for planlægningen og afviklingen, baseret på de individuelle deltageres informationer og ønsker. Såvel registrering som hotelbooking foregår via arrangementets hjemmeside.
Hotelbooking
I forbindelse med registreringen vælger og booker deltageren hotel i den foretrukne priskategori. Reservationerne håndteres via såkaldte SSL-internetforbindelser, der giver den største sikkerhed for betaling med kreditkort og overførsel af personoplysninger. Gennem storkundeaftaler sikrer ICS de til enhver tid mest fordelagtige hotelpriser, ligesom vores samarbejdsaftale med SAS (Scandinavian Airlines) i forbindelse med større kongresser og konferencer giver prismæssige fordele for deltagerne.
Ønsker man en alternativ form for hotelbooking, henviser vi til Booking Online,
- se vinduet til højre her på siden.
Sponsorering
Når en konference er afhængig af sponsorer, kan ICS tilrettelægge sponsorarbejdet på den måde, der egner sig bedst i det enkelte tilfælde. Vores professionelle salgsteam opretter en database over potentielle sponsorer og opstiller en sponsoreringsplan i nært samarbejde med organisationskomitéen. ICS kan også udarbejde sponsorpakker og forhandle disse med de enkelte sponsorer.
Udstilling
Til udstillingen udvikler og klargør vi alle nødvendige elementer, f.eks. udstillermanual, stand plan og logistik. Under selve udstillingen varetager vi den samlede styring og ledelse, samt al kontakt til udstillere, stand byggere og andre leverandører.
Sekretariat
ICS leverer skræddersyet sekretariatsbistand omfattende totalløsninger såvel som administration af specifikke delopgaver.
Drejer det sig om foreninger eller videnskabelige selskaber, tilbyder vi ligeledes alt fra strategisk planlægning til bl.a. styring af budgetter, medlemskommunikation, trykning af materiale og opbygning af websites. Det vil sige langsigtet fremtidssikring af organisationen - ud over tilrettelæggelse af årsmøder, kongresser mv. naturligvis.
Service på mødestedet
Under selve konferencen er det vigtigt, at du som vært selv har mulighed for at deltage i møder og andre aktiviteter. Derfor er vi til stede og overvåger, at den praktiske afvikling forløber som aftalt og planlagt. Vi tager hånd om alle konferencens elementer, og vi sørger for, at hele logistikken forløber gnidningsløst. ICS sikrer for eksempel, at der står et forberedelsesværelse klar til oplægsholdere, at alt det tekniske udstyr virker, at stole- og bordopstillingen i lokalerne er som ønsket, og at der er tydelig skiltning til alle sessionerne.
Sociale og kulturelle events
Kongressens eller konferencens sociale og kulturelle program er af afgørende betydning for, at deltagerne møder hinanden under behagelige og stimulerende forhold. ICS udvikler kreative idéer, der skræddersyes til det sociale program. Vi organiserer kulturelle indslag og programpunkter, der giver både deltagerne og deres ledsagere et godt og mindeværdigt kongresophold.
Skulle arrangementet foregå i en by eller et land, hvor ICS selv ikke har det fornødne lokalkendskab, samarbejder vi med en relevant partner inden for vores professionelle netværk, således at kvaliteten af programmet lever op til vores - og kongressens/konferencens - standarder.
Mad og drikke
ICS har fokus på sund og ernæringsrigtig kost, der giver energi og inspiration. Vi vurderer i samråd med vore kunder deltagernes forventninger og sikrer at mad og drikke er af den ønskede kvalitet. Vi sætter fokus på gode lokale råvarer, økologi, energigivende og naturligvis velsmagende mad. Vi ved at det er vigtigt med den rigtige ernæring for at opretholde energien, når man er på konference eller en event.
